REJESTRY, EWIDENCJE, ARCHIWA
Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Gryfinie prowadzi następujące ewidencje:
- rejestr decyzji, postanowień i zgłoszeń wydanych przez organ administracji architektoniczno-budowlanej
- rejestr rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych
- rejestr skarg i wniosków
- rejestr aktów wewnętrznych Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Gryfinie
- rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Gryfinie obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1109 ze zm.):
- Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
- Akta wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów, inicjałami pracownika prowadzącego daną sprawę i liczbami stanowiącymi oznaczenie tematów rzeczowych i numerami poszczególnych pism.
- Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.
- Po zakończeniu roku, spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.
- Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym.
Znak sprawy zawiera:
- 1/symbol literowy komórki organizacyjnej
- 2/symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- 2/liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw
- 3/rok w którym sprawę wszczęto
- 4/symbol literowy pracownika, prowadzącego sprawę
W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Gryfinie przechowywane są akta spraw zakończonych, archiwizowane w składnicy akt przez okres przewidziany w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.
Opracowanie:
Beata Kołodziejska